Chi Phí Của Chuyên Gia Nước Ngoài Có Được Tính Là Chi Phí Công Ty Và Có Phải Nộp Thuế TNCN Không?

Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam thường hợp tác hoặc tiếp nhận chuyên gia nước ngoài sang làm việc, đào tạo hoặc hỗ trợ kỹ thuật ngắn hạn.
Vấn đề được quan tâm là:

“Nếu công ty Việt Nam chi trả chi phí đi lại, lưu trú cho chuyên gia nước ngoài, liệu khoản này có được tính là chi phí hợp lý của công ty và có phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không?”

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ Tavitax, dựa trên quy định hiện hành của Luật Thuế TNDN, Thuế TNCN và Thuế Nhà Thầu.

Về Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp (TNDN)

Các khoản chi phí cho chuyên gia nước ngoài (vé máy bay, khách sạn, di chuyển, công tác phí…) được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. Có đầy đủ chứng từ hợp pháp: Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

2. Có quy định rõ trách nhiệm chi trả trong:

Hợp đồng kinh tế giữa công ty Việt Nam và công ty nước ngoài, hoặc
Biên bản thỏa thuận, quy chế tài chính nội bộ.

3. Mục đích công tác của chuyên gia nước ngoài liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Việt Nam.

➡️ Nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện trên, khoản chi này được tính là chi phí hợp lý, không bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Về Thuế Thu Nhập Cá Nhân (TNCN)

Trong thực tế, nhiều trường hợp khi quyết toán, cơ quan thuế vẫn tính các khoản chi này vào thu nhập chịu thuế của chuyên gia nước ngoài, đặc biệt nếu chuyên gia là cá nhân không cư trú tại Việt Nam.
Khoản chi được xem là lợi ích khác mà chuyên gia nhận được, và phải chịu thuế TNCN nếu không chứng minh được là chi phí công tác hợp lý.

Để không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, công ty Việt Nam cần lưu đủ hồ sơ chứng minh sau:

Vé máy bay khứ hồi đúng hành trình giữa Việt Nam và quốc gia nơi công ty nước ngoài đặt trụ sở (ghi rõ trên hợp đồng kinh tế).

Các chi phí đi lại, lưu trú do công ty Việt Nam trực tiếp thanh toán cho nhà cung cấp, không qua cá nhân chuyên gia.
Hồ sơ công tác của chuyên gia nước ngoài, bao gồm:
Hợp đồng kinh tế giữa công ty Việt Nam và công ty nước ngoài (ghi rõ hạn mức chi công tác phí).

Quyết định cử đi công tác từ công ty nước ngoài.

Lịch trình công tác có xác nhận hai bên.

Báo cáo hoặc biên bản công tác nêu rõ nội dung, mục tiêu công việc liên quan đến hoạt động của công ty Việt Nam.

Bảng tổng hợp chi phí công tác có xác nhận hai bên.

➡️ Khi có đầy đủ hồ sơ, cơ quan thuế sẽ xem đây là chi phí công tác hợp lý, không tính vào thu nhập cá nhân chịu thuế của chuyên gia nước ngoài.

Về Thuế Nhà Thầu (FCT)

Tùy bản chất hợp tác, các khoản chi cho chuyên gia nước ngoài có thể phát sinh nghĩa vụ thuế nhà thầu (5% GTGT và 5% TNDN). Cụ thể:

Trường hợp 1:

Chuyên gia nước ngoài ký hợp đồng dịch vụ trực tiếp với công ty Việt Nam → toàn bộ khoản thanh toán được coi là doanh thu của nhà thầu nước ngoài → phải nộp thuế nhà thầu.

Trường hợp 2:

Công ty nước ngoài có hợp đồng dịch vụ với công ty Việt Nam, và chi phí phát sinh tại Việt Nam do công ty Việt Nam chi trả thay → vẫn thuộc đối tượng chịu thuế nhà thầu.

Trường hợp 3:

Chuyên gia là nhân viên của công ty mẹ ở nước ngoài được cử sang công ty con hoặc đối tác tại Việt Nam để làm việc tạm thời, và các chi phí do công ty Việt Nam chi trả trực tiếp phục vụ công việc tại Việt Nam → không phát sinh thuế nhà thầu, vì không có hợp đồng dịch vụ giữa hai pháp nhân.

Tư Vấn Từ Tavitax

Đối với các doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, việc xác định đúng bản chất chi phí, hợp đồng và hồ sơ công tác là yếu tố quyết định để tránh rủi ro về thuế.

Tavitax khuyến nghị: