Hóa đơn và chứng từ kế toán là phần cốt lõi trong mọi hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn vướng rủi ro nghiêm trọng liên quan đến hóa đơn điện tử không hợp lệ, lập hóa đơn sai thời điểm, hoặc sử dụng chứng từ không hợp pháp mà không hề hay biết.
1. Chứng Từ Kế Toán Là Gì? Chứng Từ Hợp Pháp Bao Gồm Những Gì?
Theo khoản 3 Điều 3 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán là:
“Những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”
Vai trò của chứng từ kế toán:
- Ghi nhận nghiệp vụ phát sinh đúng quy định
- Là căn cứ để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính
- Hợp thức hóa các giao dịch và xác định trách nhiệm pháp lý
Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là gì?
Căn cứ theo khoản 7, khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hợp pháp: Hóa đơn có đầy đủ hình thức, nội dung theo mẫu; được đăng ký với cơ quan thuế; còn hiệu lực sử dụng
- Không hợp pháp: Hóa đơn giả, hóa đơn chưa đăng ký, hết hạn, bị cưỡng chế sử dụng, hóa đơn khống, ghi sai nội dung…
2. 03 Cách Giảm Rủi Ro Khi Sử Dụng Hóa Đơn
2.1 Tự kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn
- Đối chiếu với hợp đồng, vận đơn, chứng từ thanh toán
- Xác minh bên bán: mã số thuế, địa chỉ, giấy phép hoạt động
- Kiểm tra thời điểm giao hàng, xuất hóa đơn có khớp nhau không
2.2 Tra cứu hóa đơn điện tử
Truy cập https://hoadondientu.gdt.gov.vn để:
- Kiểm tra mã hóa đơn, trạng thái cấp mã
- Tra cứu hóa đơn bị điều chỉnh, thay thế, hủy
- Xác minh hóa đơn đầu vào và đầu ra theo ngày, loại, ký hiệu
2.3 Kiểm tra doanh nghiệp có rủi ro về thuế
- Truy cập https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn
- Xem danh sách DN có dấu hiệu vi phạm thuế
- Hạn chế mua hàng từ DN có nguy cơ cao
3. Cách nhận biết hóa đơn bất hợp pháp: Cẩn trọng từ những chi tiết nhỏ
Trong quá trình hoạt động kế toán, doanh nghiệp cần đặc biệt cảnh giác với những hóa đơn tiềm ẩn rủi ro pháp lý. Một số dấu hiệu điển hình cho thấy hóa đơn có thể không hợp pháp bao gồm:
- Hóa đơn ghi nội dung giao dịch không có thật (khống)
- Có sự sai lệch thông tin giữa các liên hóa đơn
- Hóa đơn của DN không còn hoạt động, bị giải thể, phá sản
- Dùng hóa đơn của tổ chức khác để kê khai chi phí
Đáng lưu ý, ngay cả khi hóa đơn được xuất trong thời gian bên bán đã bị cơ quan thuế xác định không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký thì cũng sẽ bị xem là hóa đơn không hợp lệ. Đây là một trong những lỗi thường bị phát hiện khi thanh tra, kiểm tra thuế, và có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu hoặc xử phạt nếu không chứng minh được tính hợp pháp của chứng từ.
4. Các tình huống vi phạm hóa đơn phổ biến và hình phạt tương ứng
Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất mà nhiều doanh nghiệp mắc phải là không lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi này có thể bị xử phạt từ 10 đến 20 triệu đồng, đồng thời buộc phải lập hóa đơn theo đúng quy định nếu người mua có yêu cầu. Việc “quên” hay “trì hoãn” xuất hóa đơn không chỉ ảnh hưởng đến việc ghi nhận doanh thu mà còn dẫn đến nguy cơ bị phạt hành chính nặng.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vẫn chủ quan khi sử dụng hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động khuyến mãi, quảng cáo, biếu tặng hay làm mẫu mà không lập hóa đơn. Đây cũng là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt hành chính từ 500.000 đến 1.500.000 đồng, dù không có phát sinh thu tiền. Điều này phản ánh quan điểm nhất quán của pháp luật thuế: mọi giao dịch, kể cả không thu tiền, vẫn phải được ghi nhận bằng hóa đơn để đảm bảo tính minh bạch.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm cũng là lỗi phổ biến, nhất là khi doanh nghiệp gộp hóa đơn cuối tháng hoặc “lùi ngày xuất” để hợp lý hóa dòng tiền. Tuy nhiên, nếu bị phát hiện, hành vi này có thể bị cảnh cáo hoặc phạt từ 3 đến 8 triệu đồng tùy theo mức độ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế. Đặc biệt, nếu việc lập sai thời điểm dẫn đến chậm nộp thuế hoặc làm giảm số thuế phải nộp, thì mức phạt có thể còn nghiêm trọng hơn.
Một tình huống rủi ro rất cao là sử dụng chứng từ không hợp pháp, chẳng hạn như hóa đơn khống, hóa đơn sai giá trị thực tế, hóa đơn quay vòng… Các hành vi này không chỉ bị phạt từ 20 đến 50 triệu đồng mà còn có thể bị quy vào hành vi trốn thuế nếu có yếu tố gian lận, sử dụng có chủ đích. Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp không chỉ làm sai lệch báo cáo tài chính mà còn gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho cả kế toán trưởng lẫn đại diện pháp luật của doanh nghiệp.
5. Mức xử phạt hành chính và trách nhiệm pháp lý đi kèm
Nếu hành vi vi phạm được xác định là trốn thuế, người nộp thuế có thể bị xử phạt gấp từ 1 đến 3 lần số tiền thuế đã trốn. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ bị buộc phải nộp lại đầy đủ số tiền thuế trốn, kèm theo khoản tiền chậm nộp tính theo thời gian vi phạm. Trong một số trường hợp nghiêm trọng, cơ quan thuế còn yêu cầu điều chỉnh lại số lỗ hoặc thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ sai để đảm bảo đúng quy định.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp chỉ mắc lỗi khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp, nhưng tự giác kê khai bổ sung và nộp đủ số tiền thuế trước khi bị kiểm tra, thì có thể chỉ bị phạt 20% trên phần thuế thiếu – và thậm chí được miễn phạt nếu thực hiện đúng quy trình khắc phục.
