Hộ kinh doanh cá thể là mô hình kinh doanh phổ biến, phù hợp với các cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh nhỏ lẻ, ít vốn và muốn bắt đầu hoạt động hợp pháp. Năm 2025, quy trình thành lập hộ kinh doanh đã được đơn giản hóa đáng kể với nhiều hình thức đăng ký linh hoạt. Tuy nhiên, bạn vẫn cần nắm rõ điều kiện, hồ sơ và quy định thuế để tránh sai sót khi vận hành. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình từ A-Z.
1. Ai được quyền thành lập hộ kinh doanh cá thể?
Theo quy định pháp luật hiện hành, bất kỳ công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, đều có quyền đứng tên thành lập hộ kinh doanh. Ngoài cá nhân, hộ gia đình cũng có thể đăng ký mô hình này, với điều kiện cử một người đại diện làm chủ hộ. Điểm đặc biệt là mỗi cá nhân chỉ được đứng tên một hộ kinh doanh duy nhất trên toàn quốc, nhằm tránh tình trạng mở tràn lan và gây khó khăn cho việc quản lý thuế.
2. Hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh cá thể gồm những gì?
Theo Điều 87, Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD/hộ chiếu);
- Biên bản họp thành viên hộ gia đình (nếu đăng ký theo hộ);
- Văn bản ủy quyền (nếu có thành viên ủy quyền cho một người đại diện đứng tên chủ hộ).
Trong vòng 3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Trường hợp hồ sơ thiếu sót hoặc chưa đúng, cơ quan đăng ký sẽ phản hồi để bạn bổ sung.
Bạn có thể nộp hồ sơ tại:
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh;
- Đăng ký online thông qua Cổng Dịch vụ công của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ:
- Nếu hợp lệ, bạn sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh trong 3 ngày làm việc.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ nhận thông báo yêu cầu bổ sung/sửa đổi qua tài khoản đăng ký.
3. Địa điểm kinh doanh và quản lý hóa đơn - chứng từ
Hộ kinh doanh có thể hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau, tuy nhiên vẫn phải đăng ký một địa chỉ chính làm trụ sở. Nếu có thêm địa điểm phụ (ví dụ: gian hàng, ki-ốt, cơ sở sản xuất), bạn cần thông báo rõ ràng với cơ quan thuế và quản lý thị trường địa phương để tránh bị xử phạt hành chính.
Từ năm 2025, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế thông qua máy tính tiền. Điều này áp dụng cho cả hình thức bán lẻ lẫn dịch vụ ăn uống, cửa hàng tạp hóa hoặc kinh doanh lưu động. Nếu sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền, hộ kinh doanh sẽ không phải lập sổ sách kế toán phức tạp, cũng không cần quyết toán thuế cuối năm – giúp giảm gánh nặng thủ tục đáng kể.
4. Lưu ý về thanh toán và tài khoản ngân hàng
Một điểm mà nhiều người kinh doanh thường bỏ sót là vấn đề liên kết máy POS (máy cà thẻ) và tài khoản ngân hàng. Theo quy định, hộ kinh doanh phải mở tài khoản đứng tên chính mình hoặc tên hộ kinh doanh, tuyệt đối không được dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền từ POS. Các khoản thu từ khách hàng nên được chuyển vào tài khoản của hộ, sau đó có thể rút hoặc chuyển về tài khoản cá nhân nếu cần.
Ngoài máy POS, bạn vẫn được quyền thu tiền mặt hoặc qua chuyển khoản trực tiếp, miễn là hoạt động thu - chi đều minh bạch và có hóa đơn chứng từ hợp lệ.